Ficha de entrega de EPI: o que precisa constar

A norma não publica um modelo oficial de ficha. O que ela exige é que o fornecimento fique registrado. Isso dá liberdade de formato e cria a dúvida que chega até nós com frequência: o que precisa estar escrito ali?

Ficha de EPI, de entrega, de recebimento ou de controle

São nomes diferentes para o mesmo documento: o registro de que um equipamento de proteção foi entregue a uma pessoa. Quem entrega chama de ficha de entrega ou de controle; quem assina, de ficha de recebimento ou termo de responsabilidade. A exigência é uma só, e a ficha é obrigatória no sentido de que o registro é: a NR-6 manda registrar o fornecimento, e a ficha é a forma mais comum de fazer isso.

O que a ficha precisa trazer

Um registro serve para responder, meses depois, a quatro perguntas: quem recebeu, o que recebeu, quando, e se foi orientado. Tudo o mais é organização interna.

• Identificação do trabalhador e da função — a função importa porque é ela que justifica o EPI escolhido.
• Descrição do equipamento entregue, com o número do Certificado de Aprovação (CA).
• Quantidade e data da entrega.
• Motivo, quando for substituição: desgaste, dano, extravio ou troca por outro modelo.
• Assinatura ou confirmação de recebimento do trabalhador.
• Registro de que houve orientação sobre uso, guarda e conservação.

O CA é o campo que mais some das fichas, e é o que dá sentido ao resto: sem ele, o documento comprova que algo foi entregue, mas não que era o equipamento aprovado para aquele risco. Como consultar o CA está explicado aqui.

Modelo de ficha de EPI

Não existe modelo oficial, e por isso qualquer formato serve, em Word, Excel, sistema ou papel para imprimir, desde que responda às perguntas acima. Também não existe modelo "atualizado para 2026": a alteração mais recente da NR-6, de 2025, mudou uma regra sobre o Certificado de Aprovação, e não o que a ficha precisa trazer. Um modelo simples tem duas partes.

Para baixar: modelo em PDF para imprimir, numa folha A4, ou planilha para editar no Excel, com lista de motivos pronta. Os dois trazem o cabeçalho, o termo de recebimento e a tabela de entregas descritos abaixo, sem nenhum dado preenchido.

O cabeçalho, preenchido uma vez por trabalhador: nome, função, setor, data de admissão e, se fizer sentido, numeração de calçado e tamanho de luva e de roupa. A tabela de entregas, com uma linha por item a cada entrega. Uma linha preenchida fica assim:

Uma linha por item, e não uma linha para o "kit": é isso que permite saber depois qual CA foi entregue e quando cada peça foi trocada. Se a empresa também entrega uniforme, ele pode ficar na mesma ficha, em linhas próprias, sabendo que uniforme comum não é EPI e não tem CA.

Como fazer o termo de recebimento

O termo é o parágrafo que a pessoa assina junto com a ficha. Ele faz sentido quando repete o que a NR-6 já atribui ao trabalhador, sem inventar obrigação nova. Uma redação possível, a ser validada pelo responsável pela segurança do trabalho da empresa:

O termo assinado uma vez não substitui a assinatura de cada entrega. Ele registra o compromisso; as linhas da tabela registram o que foi entregue.

Os erros que a gente mais vê

• Ficha assinada em branco no dia da admissão, para ser preenchida depois. Isso não registra entrega nenhuma.
• Uma única linha para "kit de EPI", sem discriminar os itens nem os CAs.
• CA anotado uma vez e repetido nas entregas seguintes, mesmo quando o modelo mudou.
• Substituição registrada sem motivo, o que apaga o histórico de desgaste da função.
• Ficha guardada só na pasta do RH, longe de quem entrega no dia a dia — o registro atrasa e depois ninguém lembra.

Em equipe grande, o problema não é a ficha

É a rotina. Quando a entrega acontece no corredor, no meio do turno, o registro fica para depois, e depois vira nunca. O que costuma funcionar é amarrar a entrega a um momento que já existe: a troca programada, o início do mês, a reposição de numeração.

Ajuda também padronizar por função em vez de por pessoa. Quando a atividade define a lista, quem entrega não precisa decidir nada na hora, e a ficha vira conferência em vez de redação.

Ficha de EPI para trabalho em altura

A ficha é a mesma. O que muda é o cuidado de registrar cada componente com CA próprio em linha própria, em vez de uma linha para o conjunto, e de lembrar que a inspeção desse equipamento antes do uso é assunto da NR-35, com registro que não se confunde com a ficha de entrega. O sistema contra quedas de quem sobe em torre está em EPI para parque eólico.

A ficha não substitui a escolha certa

Vale dizer o óbvio, porque ele se perde: o registro comprova a entrega, não a adequação. Um EPI registrado com todas as assinaturas continua sendo o EPI errado se não protege do risco daquela atividade. A definição do que é adequado vem da avaliação de riscos da empresa, feita por profissional habilitado.

O resto das obrigações — quem fornece, quem paga, quem exige o uso — está reunido no texto sobre o que a empresa precisa saber sobre EPI.

Fontes

• NR-6 — Equipamento de Proteção Individual (texto atualizado)
• Equipamentos de Proteção Individual — Ministério do Trabalho e Emprego

Este texto tem finalidade informativa e orienta a escolha de equipamentos de proteção. Não substitui a avaliação de riscos do ambiente de trabalho, que deve ser feita por profissional habilitado quando necessária.