Normas
Ficha de entrega de EPI: o que precisa constar
O registro do fornecimento é o que comprova que a empresa entregou. Veja o que ele precisa trazer e os erros que aparecem em fiscalização.
Revisado por Helano, técnico de segurança do trabalho · setembro de 2026
Em uma frase
A NR-6 estabelece que o empregador registre o fornecimento do EPI ao trabalhador, e admite que esse registro seja feito em livro, ficha ou sistema eletrônico. Na prática, a ficha de entrega é a prova de que a empresa cumpriu a obrigação — e é o primeiro documento pedido quando alguém pergunta.
A norma não publica um modelo oficial de ficha. O que ela exige é que o fornecimento fique registrado. Isso dá liberdade de formato e cria a dúvida que chega até nós com frequência: o que precisa estar escrito ali?
O que a ficha precisa trazer
Um registro serve para responder, meses depois, a quatro perguntas: quem recebeu, o que recebeu, quando, e se foi orientado. Tudo o mais é organização interna.
- Identificação do trabalhador e da função — a função importa porque é ela que justifica o EPI escolhido.
- Descrição do equipamento entregue, com o número do Certificado de Aprovação (CA).
- Quantidade e data da entrega.
- Motivo, quando for substituição: desgaste, dano, extravio ou troca por outro modelo.
- Assinatura ou confirmação de recebimento do trabalhador.
- Registro de que houve orientação sobre uso, guarda e conservação.
O CA é o campo que mais some das fichas, e é o que dá sentido ao resto: sem ele, o documento comprova que algo foi entregue, mas não que era o equipamento aprovado para aquele risco. Como consultar o CA está explicado aqui.
Os erros que a gente mais vê
- Ficha assinada em branco no dia da admissão, para ser preenchida depois. Isso não registra entrega nenhuma.
- Uma única linha para "kit de EPI", sem discriminar os itens nem os CAs.
- CA anotado uma vez e repetido nas entregas seguintes, mesmo quando o modelo mudou.
- Substituição registrada sem motivo, o que apaga o histórico de desgaste da função.
- Ficha guardada só na pasta do RH, longe de quem entrega no dia a dia — o registro atrasa e depois ninguém lembra.
Em equipe grande, o problema não é a ficha
É a rotina. Quando a entrega acontece no corredor, no meio do turno, o registro fica para depois — e depois vira nunca. O que costuma funcionar é amarrar a entrega a um momento que já existe: a troca programada, o início do mês, a reposição de numeração.
Ajuda também padronizar por função em vez de por pessoa. Quando a atividade define a lista, quem entrega não precisa decidir nada na hora, e a ficha vira conferência em vez de redação.
A ficha não substitui a escolha certa
Vale dizer o óbvio, porque ele se perde: o registro comprova a entrega, não a adequação. Um EPI registrado com todas as assinaturas continua sendo o EPI errado se não protege do risco daquela atividade. A definição do que é adequado vem da avaliação de riscos da empresa, feita por profissional habilitado.
O resto das obrigações — quem fornece, quem paga, quem exige o uso — está reunido no texto sobre o que a empresa precisa saber sobre EPI.
Fontes
- NR-6 — Equipamento de Proteção Individual (texto atualizado)
- Equipamentos de Proteção Individual — Ministério do Trabalho e Emprego
Este texto tem finalidade informativa e orienta a escolha de equipamentos de proteção. Não substitui a avaliação de riscos do ambiente de trabalho, que deve ser feita por profissional habilitado quando necessária.